Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đại Đồng Số hóa hồ sơ - Giảm giấy tờ, tăng hiệu quả

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đại Đồng, quy trình giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo 5 bước trên môi trường điện tử gồm: Tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số, trả kết quả. Sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, cán bộ, công chức của trung tâm thực hiện đúng quy trình các bước, đồng thời tiến hành số hóa hồ sơ thủ tục hành chính. Từng thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa và chuyển vào kho lưu trữ để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Việc tích hợp dữ liệu trên các nền tảng số, nhất là Cổng Dịch vụ công quốc gia, đang giúp người dân giảm đáng kể các thao tác kê khai, cung cấp giấy tờ, hạn chế tình trạng yêu cầu người dân nộp lại hồ sơ nhiều lần. Ông Lê Văn Thao, người dân xã Đại Đồng chia sẻ: Khi dữ liệu đã được số hóa, người dân, doanh nghiệp không phải cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có. Điều này góp phần giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời việc nộp phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính trong giải quyết TTHC thông qua hình thức chuyển khoản hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ nâng cao tính minh bạch trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Xác định số hóa phải đi đôi với khai thác, sử dụng dữ liệu, xã Đại Đồng chú trọng nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trong từng khâu xử lý hồ sơ. Đồng thời, triển khai đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó có số hóa hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận tại bộ phận “một cửa”, xây dựng kho dữ liệu điện tử tập trung, đồng thời kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống. Đặc biệt, tăng cường hướng dẫn, hỗ trợ người dân tiếp cận và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. Đồng chí Đỗ Văn Chiến, cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đại Đồng cho biết: Chúng tôi chủ động hướng dẫn người dân ngay từ khi đến Trung tâm, từ việc chuẩn bị giấy tờ, đăng nhập hệ thống, lựa chọn thủ tục, kê khai thông tin đến nộp hồ sơ trực tuyến. Đối với những người chưa thành thạo sử dụng điện thoại thông minh, chúng tôi hướng dẫn từng bước và giải thích những nội dung cần lưu ý. Đặc biệt, chúng tôi chú trọng phương châm cầm tay chỉ việc, hướng dẫn để người dân hiểu và có thể tự thực hiện trong những lần tiếp theo, thay vì chỉ hỗ trợ hoàn thành một hồ sơ trước mắt.

Nhờ triển khai đồng bộ các giải pháp, công tác giải quyết thủ tục hành chính tại xã Đại Đồng đạt những kết quả tích cực. Từ đầu năm đến nay, Trung tâm tiếp nhận hơn 10 nghìn hồ sơ thủ tục hành chính. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt trên 99,2%, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 100%,  tỉ lệ số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đạt trên 98%. Bà Dương Ánh Nguyệt, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đại Đồng cho biết: Số hóa hồ sơ giúp xây dựng kho dữ liệu điện tử, tăng cường kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu giữa các hệ thống. Qua đó, cán bộ thuận lợi hơn trong tra cứu, xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót; người dân cũng không phải nộp lại những giấy tờ đã được số hóa, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Từ những hồ sơ giấy được chuyển thành dữ liệu điện tử đến việc khai thác, tái sử dụng thông tin trong giải quyết các thủ tục tiếp theo là một bước chuyển quan trọng trong cải cách hành chính. Với quyết tâm đổi mới phương thức quản lý, nâng cao chất lượng phục vụ, xã Đại Đồng đang từng bước phát huy giá trị của dữ liệu số, hướng tới nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch và lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo hiệu quả công việc.