Xã Đại Đồng đẩy mạnh thông tin, tuyên truyền về "Phi địa giới hành chính" trong thực hiện giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số mạnh mẽ, Đảng và Nhà nước ta đã và đang đẩy mạnh việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân trong việc thực hiện các quyền về hộ tịch. Một trong những thủ tục quan trọng, thiết thực đối với mỗi công dân là thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Đặc biệt, hiện nay thủ tục này đã được triển khai theo cơ chế phi địa giới hành chính, giúp người dân có thể yêu cầu cấp bản sao ở bất kỳ đâu, không phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ tịch trước đây. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần giảm thời gian đi lại, chi phí và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.

Việc triển khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo cơ chế phi địa giới hành chính là yêu cầu tất yếu trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số hiện nay. Trước đây, người dân thường phải quay về nơi đã đăng ký hộ tịch để xin cấp bản sao, gây tốn kém thời gian, chi phí đi lại và phát sinh nhiều bất tiện, đặc biệt đối với người lao động xa quê, học sinh, sinh viên hoặc người đang cư trú tại địa phương khác. Trong khi đó, việc kết nối và khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cùng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã tạo điều kiện để thông tin hộ tịch được tra cứu nhanh chóng, chính xác và thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Vì vậy, việc thực hiện thủ tục theo cơ chế phi địa giới không chỉ phù hợp với thực tiễn quản lý hiện đại mà còn góp phần giảm tải cho cơ quan hành chính, hạn chế giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân. Đồng thời, cơ chế này thể hiện rõ định hướng xây dựng nền hành chính số, lấy người dân làm trung tâm phục vụ, bảo đảm tính công khai, minh bạch và tạo thuận lợi tối đa trong việc thực hiện các quyền về hộ tịch của công dân.

Nhiều lợi ích thiết thực:

Thứ nhất, người dân không cần quay về nơi đăng ký khai sinh ban đầu để xin cấp bản sao. Dù sự kiện hộ tịch được đăng ký ở bất kỳ xã, phường, tỉnh, thành nào, người dân đều có thể yêu cầu cấp bản sao tại nơi cư trú hoặc nơi thuận tiện.

Thứ hai, thủ tục này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đặc biệt đối với người lao động xa quê, học sinh - sinh viên hoặc người đang sinh sống, làm việc tại địa phương khác.

Thứ ba, việc ứng dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp việc tra cứu, xác minh thông tin nhanh chóng, chính xác, giảm tối đa việc nộp lại giấy tờ.

Thứ tư, người dân có thể thực hiện thủ tục trực tuyến toàn trình thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia, góp phần xây dựng chính quyền số, xã hội số.

Áp dụng đối với tất cả cá nhân, cơ quan, tổ chức đều có quyền yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, Giấy khai sinh. Đặc biệt, cá nhân có thể trực tiếp yêu cầu hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện; cơ quan, tổ chức có thể đề nghị bằng văn bản, nêu rõ lý do. Không phân biệt nơi cư trú hay nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây. Điều này thể hiện rõ nguyên tắc phục vụ người dân ở mọi nơi, mọi thời điểm, phù hợp với mục tiêu cải cách hành chính hiện đại.

Hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc cơ quan có thẩm quyền. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra, hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích.

Nộp trực tuyến: Thực hiện trên: Cổng Dịch vụ công quốc gia Ứng dụng định danh quốc gia. Đây là hình thức hiện đại, đang được khuyến khích sử dụng vì tính nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Thành phần hồ sơ thủ tục "Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh"

* Giấy tờ phải nộp:

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. 

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

+ Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. 

Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

- Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.Trực tiếp tại bộ phận một cửa Hoặc qua bưu chính Hoặc trả kết quả điện tử đối với hồ sơ trực tuyến.

Thủ tục được giải quyết nhanh chóng: Trong ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ Trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo

* Giấy tờ phải xuất trình:

Trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ cần cung cấp thông tin số định danh cá nhân hoặc thông tin về giấy tờ (số, ngày/tháng/năm cấp), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.

+ Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi tắt là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến)

* Một số lưu ý:

Người dân không cần về nơi đăng ký khai sinh ban đầu để được cấp bản sao phi địa giới hành chính mà có thể sử dụng số định danh cá nhân để tra cứu thông tin, hạn chế giấy tờ. Công dân cũng có thể ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục Hồ sơ có thể được tiếp nhận và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử Cơ quan nhà nước có trách nhiệm hỗ trợ tối đa, không được yêu cầu thêm giấy tờ trái quy định.

Khi nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch, người yêu cầu có quyền lựa chọn nộp/xuất trình bản giấy hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch (bao gồm cả giấy tờ hiển thị trên VnelD) hoặc chỉ cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân (số, ngày, tháng, năm, cơ quan đăng ký), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Việc trả kết quả cũng được quy định theo hướng linh hoạt, thuận lợi hơn, theo đó, nhiều TTHC (người yêu cầu đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ, đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ, đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch) được trả kết quả qua bưu chính, trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân phải có mặt tại cơ quan giải quyết TTHC.